Wo KI im KMU am meisten bringt
Am meisten lohnt sich KI bei Texten, die immer wieder ähnlich aussehen: Offerten, Antworten auf Kundenanfragen, Protokolle, Übersetzungen, Stellenanzeigen. Dazu kommt das Wiederfinden von Wissen, das in Handbüchern, Verträgen und alten E-Mails steckt.
Schwieriger wird es überall dort, wo die KI selbst entscheidet, wo Fehler teuer sind oder wo besonders schützenswerte Daten im Spiel sind. Dort braucht es mehr Vorbereitung, nicht unbedingt mehr Technik.
Beispiele nach Branche
| Branche | Aufgabe | Worauf achten |
|---|---|---|
| Treuhand | Musterbriefe an Mandanten, Zusammenfassungen von Steuerentscheiden, Belege vorsortieren | Mandantendaten nur in Werkzeuge mit Vertrag; Zahlen immer nachrechnen |
| Schreinerei, Bau und Handwerk | Offerttexte aus Stichworten, Rapporte vom Handy diktieren, Fragen zu Normen und Merkblättern im eigenen Archiv beantworten | Massangaben und Preise nicht der KI überlassen |
| Arzt- und Therapiepraxis | Berichte aus diktierten Notizen vorformulieren, Patienteninformationen in einfacher Sprache | Gesundheitsdaten und Berufsgeheimnis: nur Lösungen mit Schweizer Hosting oder eigenen Modellen, Folgenabschätzung |
| Hotel und Gastronomie | Antworten auf Bewertungen, Gästeinformationen in mehreren Sprachen, Menükarten übersetzen | Antworten vor dem Veröffentlichen lesen; Allergene nie ungeprüft übersetzen |
| Detailhandel und Onlineshop | Produkttexte, Kundenanfragen vorsortieren, Chatbot für Lieferstatus und Öffnungszeiten | Chatbot als KI kennzeichnen; keine verbindlichen Zusagen durch den Bot |
| Industrie und Maschinenbau | Wissen aus Handbüchern und Servicefällen auffindbar machen, Übersetzung technischer Dokumentation | Konstruktionsdaten sind Geschäftsgeheimnisse; Exportkontrolle bei Dual-Use beachten |
| Immobilienverwaltung | Antworten auf Mieteranfragen, Protokolle von Eigentümerversammlungen, Mängelmeldungen sortieren | Mieterdaten sind Personendaten; Vorlagen statt freier Texte für Rechtliches |
| Anwaltskanzlei und Notariat | Recherche in eigenen Vorlagen, Entwürfe für Standardkorrespondenz, Zusammenfassen langer Akten | Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB); KI-Guidelines des Anwaltsverbands beachten |
| Personalvermittlung und HR | Stellenanzeigen schreiben, Interviewleitfäden, Arbeitszeugnisse vorformulieren | Keine automatische Vorauswahl von Bewerbungen ohne menschliche Prüfung (Art. 21 DSG) |
| Agentur und Beratung | Entwürfe für Texte und Präsentationen, Transkripte von Workshops, Recherche | Kundendaten und unveröffentlichte Kampagnen nur mit Firmenkonto |
Drei Arten von Werkzeugen
Allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Gemini decken die meisten Textaufgaben ab. Sie sind schnell eingeführt und günstig, brauchen aber ein Firmenkonto, sobald Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse hineingehen. Was dabei gilt, steht im Leitfaden ChatGPT, Copilot und Co. im Betrieb.
KI-Funktionen in bestehender Software stecken heute in Buchhaltung, CRM, Ticketsystem und Office. Oft ist das der einfachste Einstieg, weil Vertrag und Daten schon beim selben Anbieter liegen. Prüfen Sie trotzdem, ob die KI-Funktion einen anderen Unterauftragnehmer nutzt.
Eigene Lösungen verbinden ein Sprachmodell mit Ihren Dokumenten, etwa damit das Serviceteam in Handbüchern sucht wie in einem Gespräch. Das lohnt sich, wenn viel Wissen in Dokumenten steckt und die Daten das Haus oder die Schweiz nicht verlassen sollen.
Ein Beispiel durchgerechnet
Ein Elektroinstallateur in Wil mit zwölf Mitarbeitenden schreibt pro Woche rund 15 Offerten. Bisher tippte der Projektleiter die Leistungsbeschriebe aus alten Offerten zusammen. Neu diktiert er auf der Baustelle Stichworte ins Handy, und ein KI-Assistent mit Firmenkonto macht daraus einen Entwurf im Stil der bisherigen Offerten. Preise und Mengen kommen weiter aus der Branchensoftware.
Bevor so ein Pilot startet, sollte feststehen, woran man den Erfolg misst: Minuten pro Offerte vorher und nachher, und wie viel Korrektur die Entwürfe brauchen. Nach vier bis sechs Wochen ist klar, ob es sich lohnt. Wie man so einen Pilot aufsetzt, beschreibt der KI-Aktionsplan.
Wofür KI im KMU (noch) nicht taugt
- Verbindliche Auskünfte an Kunden ohne menschliche Kontrolle, etwa zu Preisen, Fristen oder Garantien.
- Rechtliche oder steuerliche Beurteilungen im Einzelfall. Als Entwurf hilfreich, als Endprodukt riskant.
- Entscheide über Personen, etwa Absagen an Bewerber oder Kreditlimiten, ohne dass ein Mensch prüft.
- Aufgaben, die selten vorkommen. Der Aufwand für das Einrichten frisst den Nutzen.
Häufige Fragen
Womit sollte ein KMU bei KI anfangen?
Mit einer Aufgabe, die jede Woche mehrmals anfällt, lästig ist und sich leicht überprüfen lässt, zum Beispiel Offerttexte, Antworten auf Standardanfragen oder Protokolle. Vorher klären, welches Konto genutzt wird und welche Daten hinein dürfen.
Was kostet KI für ein kleines Unternehmen?
Ein KI-Assistent mit Firmenkonto kostet meist einen zweistelligen Betrag pro Person und Monat. Teurer wird es bei eigenen Lösungen mit Anbindung an Firmendokumente; dort hängen die Kosten vor allem vom Aufwand für Einrichtung und Betrieb ab. Für Projekte mit Forschungsanteil gibt es Förderung.
Brauche ich für KI eine Bewilligung oder Zertifizierung?
Nein. In der Schweiz gibt es keine Bewilligungspflicht für KI. Es gelten aber das Datenschutzgesetz und je nach Branche Berufsgeheimnis oder Aufsichtsrecht. Welche Regeln für Ihren Einsatz gelten, zeigt der Pflichten-Check.
Quellen
Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Fristen ändern sich; verbindlich sind die verlinkten amtlichen Texte.