Der Plan auf einen Blick
Zuerst erheben Sie, welche KI-Werkzeuge im Betrieb schon laufen und mit welchen Daten. Dann regeln Sie den Umgang auf ein bis zwei Seiten, vor allem für Kunden- und Personendaten. Danach testen Sie einen messbaren Pilot statt zehn Experimente gleichzeitig. Wer KI im EU-Raum einsetzt, muss zudem für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sorgen.
Schritt 1 · Bestandsaufnahme (Woche 1 bis 2)
Fragen Sie im Team nach, und zwar ohne Vorwurf. Meist wird mehr genutzt, als die Geschäftsleitung annimmt: Chatbots im Browser, Übersetzer, Transkription in Videokonferenzen, KI-Funktionen in Office- oder CRM-Software. In einer Schreinerei in Sursee lässt vielleicht die Projektleiterin Offerten von ChatGPT umformulieren, während der Lehrling seine Berichte mit DeepL übersetzt.
Notieren Sie pro Werkzeug:
- Name und Anbieter, Gratis- oder Firmenkonto
- wofür und von wem es genutzt wird
- welche Daten hineingehen (öffentlich, intern, Personendaten, besonders schützenswerte Daten, Geschäftsgeheimnisse)
- wo der Anbieter die Daten bearbeitet und ob er sie für das Training verwendet
- ob Ergebnisse an Kunden gehen oder Entscheide über Personen beeinflussen
Tipp: Eine Tabelle reicht. Sie dient Ihnen später auch als Grundlage für das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten nach Datenschutzgesetz und für die Einstufung nach dem EU AI Act.
Schritt 2 · Regeln festlegen (Woche 2 bis 4)
Eine KI-Richtlinie darf kurz sein, solange alle sie verstehen. Sie sollte mindestens fünf Fragen beantworten:
- Welche Werkzeuge sind freigegeben, und mit welchem Konto? (Firmenkonto statt privater Gratisversion, siehe ChatGPT, Copilot und Co. im Betrieb)
- Welche Daten dürfen hinein? Als Faustregel gilt: keine Personendaten, keine besonders schützenswerten Daten und keine Berufs- oder Geschäftsgeheimnisse in Werkzeuge ohne geprüften Vertrag.
- Wer prüft die Ergebnisse? Ein Mensch kontrolliert KI-Ergebnisse, bevor sie verwendet werden, vor allem Zahlen, Rechtsaussagen und Quellen.
- Wann erfahren Kunden, dass KI im Spiel ist, etwa bei einem Chatbot?
- Wer gibt neue Werkzeuge frei, und wer ist Ansprechperson?
Schritt 3 · Einen Pilot wählen (Woche 4 bis 8)
Gute Piloten betreffen Arbeiten, die häufig anfallen, lästig sind und sich leicht überprüfen lassen: Offerten vorbereiten, E-Mails vorsortieren, Protokolle zusammenfassen, Wissen aus Handbüchern auffindbar machen. Was selten vorkommt, heikel ist oder sich kaum messen lässt, taugt schlecht als Pilot.
Messen Sie vorher den heutigen Aufwand (Minuten pro Fall, Fälle pro Woche) und legen Sie fest, woran Sie Erfolg erkennen. Der Korrekturaufwand gehört dazu. Testen Sie mit echten, aber unkritischen Fällen oder mit anonymisierten Daten. Nach 4 bis 6 Wochen entscheiden Sie: ausweiten, anpassen oder stoppen.
Unser Praxischeck hilft, einen geeigneten Einstieg zu finden. Beispiele nach Branche stehen unter KI-Beispiele für KMU.
Schritt 4 · Befähigen (laufend)
Seit dem 2. Februar 2025 verlangt der EU AI Act (Art. 4), dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Massnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals treffen. Ein Zertifikat oder eine Mindeststundenzahl schreibt er nicht vor. Schweizer Firmen betrifft das, wenn sie KI im EU-Raum einsetzen oder ihre KI-Ergebnisse dort verwendet werden. Schulung lohnt sich aber auch ohne diese Pflicht, weil die meisten Fehler aus falschen Erwartungen entstehen.
- Grundlagen: was KI kann, wo sie halluziniert, wie man gute Aufträge formuliert
- Datenschutz und Vertraulichkeit im Arbeitsalltag
- Rollenspezifisch: Vertrieb, Administration, Technik, Führung
- Dokumentieren Sie, wer wann geschult wurde
Schritt 5 · Kontrollieren und nachführen (vierteljährlich)
KI-Werkzeuge ändern sich schnell: Funktionen, Preise, Vertragsbedingungen, Speicherorte. Planen Sie pro Quartal eine kurze Überprüfung. Ist die Liste aktuell? Gab es Vorfälle? Bringt der Pilot etwas? Hat sich die Rechtslage geändert? Mit dem KI-Briefing bleiben Sie auf dem Laufenden.
Wenn KI in Ihrem Unternehmen eine grosse Rolle spielt, kommt ein formales Managementsystem nach ISO/IEC 42001 in Frage.
Und die Aktionspläne der Staaten?
Mit «KI-Aktionsplan» sind auch die Strategien von Staaten und Staatenbünden gemeint. Sie bestimmen mit, welche Infrastruktur, Förderung und Regeln entstehen, und betreffen damit auch Schweizer KMU.
| Plan | Kern | Bedeutung für Schweizer KMU |
|---|---|---|
| EU: AI Continent Action Plan (April 2025) | Fünf Säulen: Rechenkapazität («AI Factories» und «Gigafactories»), Daten, Kompetenzen, Anwendung in Wirtschaft und Verwaltung, einfachere Regeln. Ergänzt durch die «Apply AI Strategy» (Oktober 2025). | Mehr europäische KI-Angebote und Rechenzentren. Die vereinfachten Regeln zeigen sich etwa im Digital Omnibus zum AI Act. |
| USA: America’s AI Action Plan (Juli 2025) | Rund 90 Massnahmen in drei Säulen: Innovation beschleunigen, Infrastruktur ausbauen, internationale KI-Diplomatie. Stark auf Deregulierung ausgerichtet. | Die grossen KI-Anbieter sitzen in den USA. Deren Regeln und Exportpolitik beeinflussen Preise, Verfügbarkeit und Datenzugriffe. |
| Schweiz | Keine eigenständige nationale KI-Strategie. KI ist Teil der «Strategie Digitale Schweiz», die Bundesverwaltung hat eine eigene KI-Strategie. Reguliert wird über die KI-Konvention des Europarats und punktuelle Gesetzesanpassungen. | Für Unternehmen gelten vor allem bestehende Gesetze, siehe KI-Regeln in der Schweiz. |
Quellen
Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Fristen ändern sich; verbindlich sind die verlinkten amtlichen Texte.