ChatGPT, Copilot & Co. im Betrieb: Was in der Schweiz gilt

Die kurze Antwort

Ja, Ihr Team darf KI-Assistenten für die Arbeit nutzen. Für alles, was Kunden, Mitarbeitende oder Geschäftsgeheimnisse betrifft, brauchen Sie aber ein Firmenkonto mit Vertrag, in dem geregelt ist, wo die Daten bearbeitet werden und dass der Anbieter sie nicht für das Training seiner Modelle verwendet. Mit privaten Gratiskonten bleiben nur allgemeine Fragen ohne Personenbezug erlaubt.

Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt für KI direkt, ein eigenes KI-Gesetz braucht es dafür nicht. Das hat der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte (EDÖB) ausdrücklich festgehalten.

Ab wann geht es um Personendaten?

Schneller als viele denken. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Ein Name genügt, eine Kundennummer auch, und oft reicht schon der Zusammenhang: «Fasse die Reklamation unseres Kunden aus Herisau mit dem roten Tesla zusammen» lässt die Person erkennen.

Eingabe	Personendaten?	Gratiskonto in Ordnung?
«Formuliere eine freundliche Zahlungserinnerung, Ton: bestimmt»	Nein	Ja
«Übersetze diese Produktbeschreibung ins Französische»	Nein	Ja, sofern das Produkt noch nicht geheim ist
E-Mail einer Kundin samt Signatur zum Beantworten einfügen	Ja	Nein
Bewerbungsdossiers zusammenfassen lassen	Ja, teils besonders schützenswert	Nein
Offertkalkulation oder Quellcode prüfen lassen	Meist nein, aber Geschäftsgeheimnis	Nein

Gratiskonto oder Firmenkonto: der entscheidende Unterschied

Bei den grossen Anbietern unterscheiden sich private und geschäftliche Versionen nicht nur im Preis. Die Firmenversionen (je nach Anbieter Business, Team oder Enterprise genannt, bei Microsoft Copilot innerhalb des Microsoft-365-Vertrags) bieten in der Regel:

einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, den das DSG verlangt, sobald ein Anbieter für Sie Personendaten bearbeitet (Art. 9 DSG);
den Ausschluss Ihrer Eingaben vom Training der Modelle;
eine zentrale Verwaltung: Sie sehen, wer Zugang hat, und können Konten beim Austritt sperren;
teils die Wahl des Datenstandorts, etwa in der EU.

Die Bedingungen ändern sich häufig. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Vertrag Ihres Anbieters und nicht einen Blogbeitrag von letztem Jahr. Bei privaten Konten lässt sich das Training oft in den Einstellungen abschalten. Einen Vertrag mit Ihrer Firma ersetzt das nicht.

Beispiel: Ein Treuhandbüro in Frauenfeld mit acht Mitarbeitenden stellt von privaten Konten auf eine Firmenlizenz um. Damit ist geregelt, dass Mandantendaten nicht ins Training fliessen, und beim Austritt einer Mitarbeiterin verschwindet ihr Zugang samt Verlauf nicht unkontrolliert.

Was das DSG konkret verlangt

Information: Ihre Datenschutzerklärung muss erwähnen, dass Sie Personendaten mit KI-Diensten bearbeiten und an welche Empfänger sie gehen (Art. 19 DSG).
Auftragsbearbeitung: Vertrag mit dem Anbieter, der ihn an Ihre Weisungen bindet und die Datensicherheit regelt (Art. 9 DSG).
Ausland: Gehen Daten in die USA oder in andere Länder ausserhalb der EU, braucht es eine Grundlage nach Art. 16 DSG, etwa die Zertifizierung des Anbieters nach dem Swiss-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln. Mehr dazu im Leitfaden Sensible Daten und KI.
Folgenabschätzung: Bei voraussichtlich hohem Risiko, etwa wenn Gesundheitsdaten oder Bewerbungen durch die KI gehen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 22 DSG).
Automatisierte Entscheide: Entscheidet die KI ohne menschliche Prüfung über eine Person, etwa über eine Absage, müssen Sie das offenlegen und auf Wunsch eine Überprüfung durch einen Menschen ermöglichen (Art. 21 DSG).

Für Anwältinnen, Ärzte, Treuhänder mit Revisionsmandaten und andere Berufsgeheimnisträger gelten strengere Regeln (Art. 321 StGB). Für sie ist ein Firmenkonto bei einem ausländischen Anbieter oft nicht genug.

Einstellungen, die Sie heute prüfen sollten

Ist das Training mit Ihren Daten ausgeschlossen, und zwar für alle Konten im Team?
Wie lange speichert der Anbieter Unterhaltungen, und kann man den Verlauf löschen?
Sind Freigabe-Links zu Unterhaltungen deaktiviert oder auf die Firma beschränkt?
Welche Erweiterungen, Plugins und Verbindungen zu E-Mail, Kalender oder Ablage sind aktiv? Jede davon gibt der KI Zugriff auf weitere Daten.
Bei Copilot in Microsoft 365: Stimmen die Berechtigungen in SharePoint und Teams? Copilot findet alles, was ein Mitarbeitender öffnen darf, auch die schlecht geschützte Lohnliste.

Regeln für das Team

Eine Seite reicht. Halten Sie fest, welche Werkzeuge mit welchem Konto erlaubt sind, welche Daten nie hineingehören und dass ein Mensch jedes Ergebnis prüft, bevor es an Kunden geht. Eine Vorlage zum Anpassen finden Sie im KI-Aktionsplan.

Verbote allein helfen wenig. Wer kein Firmenkonto bekommt, nutzt erfahrungsgemäss das private Konto auf dem Handy, und dann sieht niemand mehr, was hineingeht.

Häufige Fragen

Ist ChatGPT in der Schweiz erlaubt?

Ja. Es gibt kein Verbot. Für geschäftliche Zwecke mit Personendaten gelten aber die Regeln des Datenschutzgesetzes: Vertrag mit dem Anbieter, Information der Betroffenen und eine Grundlage für die Bekanntgabe ins Ausland.

Dürfen Mitarbeitende ihr privates ChatGPT-Konto für die Arbeit verwenden?

Für allgemeine Aufgaben ohne Personendaten und ohne Geschäftsgeheimnisse ja. Sobald Kundendaten, Personaldaten oder vertrauliche Unterlagen im Spiel sind, nein. Dafür braucht es ein Firmenkonto mit Vertrag.

Ist Microsoft Copilot sicherer als ChatGPT?

Nicht automatisch. Copilot in Microsoft 365 läuft innerhalb Ihres bestehenden Microsoft-Vertrags, was den Datenschutz vereinfacht. Dafür sieht Copilot alle Dateien, auf die ein Mitarbeitender Zugriff hat. Schlecht gepflegte Berechtigungen werden so zum Risiko.

Muss ich Kunden sagen, dass ich KI verwende?

Wenn Sie ihre Personendaten mit KI-Diensten bearbeiten, gehört das in die Datenschutzerklärung. Bei Chatbots sollten Kunden erkennen, dass sie mit einer Maschine sprechen. Wer Personen in der EU anspricht, ist seit dem 2. August 2026 nach dem EU AI Act dazu verpflichtet.

Gibt es Schweizer Alternativen?

Ja, mehrere Anbieter betreiben KI-Dienste mit Datenhaltung in der Schweiz, und offene Modelle wie Apertus lassen sich selbst betreiben. Eine Übersicht steht im Leitfaden Sensible Daten und KI.

Quellen

Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Fristen ändern sich; verbindlich sind die verlinkten amtlichen Texte.