KI-Schulung für Mitarbeitende: was Pflicht ist und was sich lohnt

Gibt es in der Schweiz eine KI-Schulungspflicht?

Nein. Kein Schweizer Gesetz schreibt Unternehmen eine KI-Schulung vor (Stand 26. Oktober 2026). Ein eigenes KI-Gesetz gibt es nicht. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren und bestehende Gesetze punktuell anzupassen. Das EJPD soll die Vernehmlassungsvorlage bis Ende 2026 dem Bundesrat vorlegen. Eröffnet ist die Vernehmlassung noch nicht. Ob die Vorlage eine Kompetenzpflicht wie in der EU enthalten wird, ist nicht bekannt. Den Stand der Schweizer Regeln finden Sie unter KI-Regeln in der Schweiz.

Trotzdem gibt es Gründe, Mitarbeitende im Umgang mit KI anzuleiten:

• Datenschutz: Wer Personendaten bearbeitet, muss die Bearbeitung technisch und organisatorisch so gestalten, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, und die Datensicherheit mit geeigneten Massnahmen gewährleisten (Art. 7 und 8 DSG). Eine Anleitung, welche Daten in welches KI-Werkzeug dürfen, ist eine naheliegende organisatorische Massnahme. Eine Schulung nennt das Gesetz allerdings nicht ausdrücklich.
• Haftung: Für Schäden, die Mitarbeitende Dritten ausserhalb eines Vertrags zufügen, haften Sie nach Art. 55 OR, wenn Sie nicht nachweisen, dass Sie alle gebotene Sorgfalt angewendet haben, etwa bei Auswahl, Anleitung und Überwachung. Eine dokumentierte Instruktion hilft bei diesem Nachweis. Gegenüber Ihren Vertragspartnern haften Sie für Fehler Ihrer Mitarbeitenden nach Art. 101 OR ohne diese Entlastung. Dort senkt eine Schulung vor allem das Risiko, dass ein Fehler passiert, etwa eine falsche Offerte oder eine Panne mit Kundendaten.
• Weisungsrecht: Mit allgemeinen Anordnungen und Weisungen nach Art. 321d OR machen Sie eine KI-Richtlinie für Ihre Mitarbeitenden verbindlich. In der Schulung erklären Sie, was darin steht.
• Banken und Versicherungen: Bei Beaufsichtigten mit vielen oder wesentlichen KI-Anwendungen hat die FINMA geprüft, ob die KI-Governance unter anderem «breite Schulungsmassnahmen» umfasst (Aufsichtsmitteilung 08/2024). Finanzinstitute sollten das als Erwartung der Aufsicht lesen.

Die KI-Kompetenzpflicht: was Art. 4 des EU AI Act verlangt

Die KI-Kompetenzpflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Seit dem 27. Juli 2026 lautet Art. 4 Abs. 1 so:

«Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Massnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.»

Eine ausdrückliche Schulungspflicht enthält die KI-Verordnung, wie der AI Act auf Deutsch heisst, damit nicht. Verlangt sind Massnahmen, und eine Schulung ist das übliche Mittel. Neu sind zwei Absätze: Kommission und EU-Staaten unterstützen Anbieter und Betreiber, besonders KMU, und die Kommission veröffentlicht Beispiele aus der Praxis (Abs. 2). Das KI-Gremium nimmt Empfehlungen mit gemeinsamen Zielen an (Abs. 3).

Geändert hat das der Digital Omnibus, die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt der EU veröffentlicht und ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Statt nach besten Kräften ein ausreichendes Niveau sicherzustellen, müssen Firmen jetzt Massnahmen ergreifen, die den Aufbau unterstützen. Die Pflicht liegt weiterhin bei den Anbietern und Betreibern. Was sonst für sie gilt, steht im Leitfaden EU AI Act.

Die EU-Kommission bietet dazu zwei Hilfen an, beide auf Englisch. Der AI Act Service Desk zu Artikel 4 zeigt den geltenden Wortlaut mit einer unverbindlichen Zusammenfassung. Im Verzeichnis der Praxisbeispiele zur KI-Kompetenz sammelt die Kommission über 40 Initiativen von Firmen und öffentlichen Stellen, von E-Learning bis zu Schulungen vor Ort. Die Kommission will es als Grundlage für die Beispiele nach Abs. 2 nutzen, die sie auf ihrer zentralen Informationsplattform veröffentlicht. Wer die gesammelten Beispiele nachahmt, erfüllt Art. 4 laut Kommission aber nicht automatisch.

Was ist KI-Kompetenz?

Der AI Act versteht unter KI-Kompetenz «die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis», die es ermöglichen, «KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden» (Art. 3 Nr. 56). Diese Definition hat der Omnibus nicht geändert.

Im Betrieb heisst das: Mitarbeitende wissen, wofür ein Werkzeug taugt und wofür nicht, sie erkennen typische Fehler, und sie kennen die Regeln zu Daten und Verantwortung. Was jemand braucht, hängt von der Aufgabe ab. Wer Offerten mit KI entwirft, braucht anderes Wissen als die Person, die ein KI-Werkzeug für die ganze Firma auswählt.

Wer muss eine KI-Schulung machen?

Verpflichtet sind Unternehmen und Behörden als Anbieter oder Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, ausser für eine persönliche, nicht berufliche Tätigkeit (Art. 3 Nr. 4). Darunter fällt auch eine Firma, deren Leute ChatGPT oder Copilot bei der Arbeit nutzen. Die einzelnen Mitarbeitenden sind nicht selbst verpflichtet.

Die Massnahmen sollen das eigene Personal erreichen und «andere Personen», die im Auftrag der Firma mit KI arbeiten. Gemeint sind laut EU-Kommission Personen im Umfeld der Firma, etwa Auftragnehmer, Dienstleister oder Kunden. Lässt eine Firma, die unter den AI Act fällt, ihre Mitarbeitenden ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, gilt Art. 4 auch dafür. Diese Mitarbeitenden sollen laut Kommission über die besonderen Risiken informiert werden, etwa über erfundene Angaben (Halluzinationen).

Wer KI entwickelt oder darin ausgebildet ist, gilt laut Kommission in der Regel als kompetent. Ob diese Leute auch die Werkzeuge, Risiken und Regeln Ihrer Firma kennen, sollten Sie trotzdem prüfen.

Betrifft das Ihre Firma? Sechs typische Fälle

Der AI Act gilt auch für Firmen ausserhalb der EU, wenn ihre KI in der EU angeboten oder genutzt wird oder Menschen in der EU betrifft. Laut Kommission gilt das ausdrücklich auch für Art. 4. Massgebend ist Art. 2 Abs. 1:

Den eigenen Fall prüfen Sie mit dem Pflichten-Check. Gilt Art. 4 für Sie nicht, sprechen die Schweizer Gründe oben trotzdem für eine Anleitung.

Was in eine KI-Schulung für Mitarbeitende gehört

Die EU-Kommission nennt vier Schritte, die eine Firma mindestens bedenken sollte:

1. ein allgemeines Verständnis von KI im Betrieb schaffen
2. die eigene Rolle klären, als Anbieter oder als Betreiber
3. die Risiken der angebotenen oder eingesetzten Systeme abschätzen
4. darauf die konkreten Massnahmen aufbauen, passend zu Vorwissen, Einsatz und betroffenen Personen

Rechtliche und ethische Fragen gehören laut Kommission zu allen vier Punkten. Sich nur auf die Gebrauchsanweisung eines Werkzeugs zu verlassen oder sie lesen zu lassen, ist laut Kommission in vielen Fällen nicht wirksam. Es braucht weitere Massnahmen.

Checkliste für eine ChatGPT- oder Copilot-Schulung

Für eine Anwenderschulung zu ChatGPT, Copilot oder ähnlichen Werkzeugen empfehlen wir diese Inhalte:

• wie ein Sprachmodell Texte erzeugt und warum es Angaben erfindet
• welche Werkzeuge und Konten in Ihrer Firma freigegeben sind (siehe ChatGPT, Copilot & Co. im Betrieb)
• welche Daten in welches Werkzeug dürfen: Personendaten, Kundendaten, Berufs- und Geschäftsgeheimnisse (siehe Sensible Daten und KI)
• wie man Ergebnisse prüft, besonders Zahlen, Namen, Zitate und Rechtsangaben
• wann andere erfahren müssen, dass sie mit KI zu tun haben, etwa bei einem Chatbot (siehe EU AI Act)
• die interne KI-Richtlinie und wer bei Fragen hilft (Vorlage im KI-Aktionsplan)
• Übungen an echten Aufgaben aus dem eigenen Arbeitsalltag

KI-Kompetenz für Führungskräfte

Art. 4 unterscheidet nicht nach Hierarchie. Die Massnahmen sollen aber zu Wissen, Erfahrung und Einsatz der Personen passen. Wer über KI entscheidet, braucht deshalb anderes Wissen als jemand, der damit Texte entwirft. Für Geschäftsleitung und Teamleitungen gehören dazu:

• für welche Aufgaben sich KI eignet und wo ein Fehler teuer wird
• welche Rolle die Firma nach dem AI Act hat und welche Fälle in die EU wirken
• wer ein Werkzeug freigibt und wer für die Ergebnisse geradesteht
• worauf es in Verträgen mit KI-Anbietern ankommt, etwa beim Speicherort, beim Training mit Firmendaten und bei der Auftragsbearbeitung
• wie die KI-Richtlinie im Alltag durchgesetzt wird

Planen Sie dafür einen eigenen Termin, getrennt von der Anwenderschulung. Dort geht es um Entscheide, nicht um Bedienung. Bei Hochrisiko-KI müssen die Personen, welche die Aufsicht führen, zudem die nötige Befugnis haben (Art. 26 Abs. 2). Bei Banken und Versicherungen achtet die FINMA ausserdem darauf, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für KI festgelegt sind.

Formate: Einführung, Workshop oder Kurs

Ein Format schreibt Art. 4 nicht vor, und eine Pflichtschulung gibt es laut Kommission nicht. Sinnvoll ist eine Abstufung nach Nutzung:

• Für alle: eine kurze interne Einführung mit der KI-Richtlinie, auch für neue Mitarbeitende
• Für Leute, die täglich mit KI arbeiten: ein Workshop an eigenen Aufgaben oder ein externer Kurs
• Für die Person, die den KI-Einsatz verantwortet: eine Weiterbildung, etwa ein CAS oder der Fachausweis AI Business Specialist
• Zum Nachschlagen: Kurzanleitungen und Beispiele im Intranet oder in einem gemeinsamen Ordner

Kurse mit Preisen, Gratisangebote und Lehrgänge finden Sie unter KI-Weiterbildung in der Schweiz. Für Kurse direkt im Betrieb zahlt der Bund über das Programm «Einfach besser! … am Arbeitsplatz» CHF 15 pro Lektion und teilnehmender Person, wenn ein Kurs mit 20 bis 40 Lektionen Grundkompetenzen wie Lesen, Schreiben, Rechnen oder Computer fördert. Das Gesuch geht je nach Kanton an den Bund oder an den Kanton. Ob ein KI-Grundkurs dazu zählt, ist nicht bestätigt. Klären Sie das vor der Planung mit der zuständigen Stelle.

Workshop für Ihr Team: Wir führen Workshops durch, in denen Ihr Team an eigenen Aufgaben arbeitet und lernt, KI-Ergebnisse zu prüfen. Workshop für Ihr Team anfragen

Nachweis: so dokumentieren Sie die Schulung

Ein Zertifikat ist nicht nötig. Laut EU-Kommission genügt eine interne Aufzeichnung über Schulungen und andere Massnahmen. Eine bestimmte Organisation, etwa eine KI-Beauftragte oder ein eigenes Gremium, verlangt Art. 4 ebenfalls nicht. Halten Sie fest:

• Datum, Dauer und Form der Schulung
• Teilnehmende und ihre Rolle
• Inhalte und besprochene Werkzeuge
• Version der KI-Richtlinie und die schriftliche Kenntnisnahme
• wann aufgefrischt wird, etwa bei neuen Werkzeugen oder Einsatzzwecken
• wie neue Mitarbeitende eingeführt werden

Dafür genügt eine einfache Tabelle. Wer Mitarbeitenden einen neutralen Nachweis ermöglichen will, findet Prüfungen wie das AI Advanced-User SIZ unter KI-Weiterbildung in der Schweiz. ICT-Berufsbildung Schweiz baut zudem ein nationales KI-Grundzertifikat auf. Die Pilotprüfung soll laut ICT-Berufsbildung im vierten Quartal 2026 verfügbar sein.

Fortschritt messen: wirkt die Schulung?

Eine Pflicht zum Messen gibt es nicht. Laut EU-Kommission verlangt Art. 4 nicht, die KI-Kenntnisse der Mitarbeitenden zu messen. Wer wissen will, ob die Schulung etwas bringt, kann es trotzdem mit wenig Aufwand prüfen:

• ein kurzer Test mit Fallbeispielen direkt nach der Schulung und einige Monate später, etwa: Darf diese Kundenliste in das Werkzeug? Wo steckt in diesem Text eine erfundene Angabe?
• Stichproben von KI-gestützten Texten, bevor sie an Kunden gehen
• ob Fragen und Fehler gemeldet werden und ob dieselben Fehler seltener vorkommen
• ob die Leute die freigegebenen Firmenkonten nutzen statt privater Konten
• eine kurze Selbsteinschätzung vor der Schulung und drei Monate danach

Tragen Sie die Ergebnisse in die Dokumentation ein. Zeigen sie Lücken, ist das der Anlass für die nächste Auffrischung.

Kontrolle und Sanktionen

Die Einhaltung von Art. 4 überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden der EU-Staaten, laut Kommission seit dem 2. August 2026. Art. 4 steht nicht in der Liste der Pflichten, für die Art. 99 Abs. 4 einen Bussenrahmen festlegt. Welche Sanktionen gelten, legen die EU-Staaten selbst fest. Art. 99 Abs. 1 nennt dafür ausdrücklich Geldbussen, Verwarnungen und nichtmonetäre Massnahmen. Laut Kommission muss jede Sanktion verhältnismässig sein und sich nach dem Einzelfall richten. Eher droht sie, wenn ein Vorfall nachweislich auf fehlende Schulung zurückgeht.

Deutschland hat im KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) für Art. 4 keine Busse vorgesehen. Zuständig ist dort in der Regel die Bundesnetzagentur. Die Regeln der übrigen EU-Staaten haben wir nicht ausgewertet. Wer etwa in Österreich, Frankreich oder Italien tätig ist, sollte die dortigen Regeln prüfen.

Sonderfall Hochrisiko-KI

Strenger ist die Regel für Hochrisiko-KI. Wer als Betreiber KI zum Beispiel für die Auswahl von Bewerbungen, für Leistungsbeurteilungen oder für die Prüfung der Kreditwürdigkeit einsetzt, muss die menschliche Aufsicht Personen übertragen, «die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen» (Art. 26 Abs. 2). Diese Pflicht bleibt laut Kommission bestehen. Der Omnibus hat aber ihren Beginn verschoben: Sie gilt ab dem 2. Dezember 2027 für Systeme nach Anhang III und ab dem 2. August 2028 für KI in Produkten nach Anhang I. Verstösse gegen Art. 26 können mit bis zu 15 Mio. Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes gebüsst werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU und kleine Midcap-Unternehmen gilt der tiefere Betrag (Art. 99 Abs. 6 und 6a). Mehr dazu im Leitfaden EU AI Act.

KI-Kompetenz im Unternehmen aufbauen: fünf Schritte

1. KI-Inventar: Welche Werkzeuge sind im Einsatz, wer nutzt sie und mit welchen Daten? Fragen Sie auch nach privaten Konten.
2. Rolle und EU-Bezug klären: Sind Sie Anbieter oder Betreiber, und wirkt ein Einsatz in die EU? Der Pflichten-Check hilft dabei.
3. Risiken festhalten: Notieren Sie je Werkzeug, was schiefgehen kann, etwa falsche Angaben in Offerten oder Kundendaten am falschen Ort.
4. Massnahmen je Gruppe: für alle eine Einführung mit der KI-Richtlinie, für Leute, die täglich mit KI arbeiten, einen Workshop oder Kurs, für die verantwortliche Person eine Weiterbildung.
5. Dokumentieren und auffrischen: Halten Sie fest, wer was gelernt hat, und wiederholen Sie die Schulung, wenn neue Werkzeuge oder Einsatzzwecke dazukommen.

Eine Vorlage für die KI-Richtlinie und den weiteren Ablauf finden Sie im KI-Aktionsplan.

Häufige Fragen

Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Gesetze und Fristen ändern sich; verbindlich sind die verlinkten amtlichen Texte.